Festpreis oder Stundensatz: wie Entwicklungsagenturen wirklich kalkulieren

Bei Stundenabrechnung, auch Time and Material genannt, zahlen Sie für die Zeit, die das Team aufwendet. Die Endkosten hängen davon ab, wie lange die Arbeit tatsächlich dauert.

Beim Festpreis verpflichtet sich die Agentur, einen definierten Umfang zu einem vereinbarten Betrag zu liefern. Sie kennen die Kosten vor Arbeitsbeginn, solange der Umfang gleich bleibt.

Jedes Softwareprojekt hat Unbekannte. Eine Integration verhält sich anders, als die Dokumentation sagt, oder ein Design ist schwieriger umzusetzen, als es aussah. Das Preismodell entscheidet, wer diese Überraschungen bezahlt.

Bei Stundenabrechnung tragen Sie das Risiko. Dauert eine Funktion dreimal so lange wie erwartet, wird auch die Rechnung dreimal so hoch.

Beim Festpreis trägt es die Agentur. Schätzt sie zu niedrig, übernimmt sie die Differenz. Deshalb dauert ein seriöses Festpreisangebot länger: Die Agentur muss die Arbeit verstehen, bevor sie sich auf eine Zahl festlegt.

Stundenabrechnung ist die ehrliche Wahl, wenn noch niemand die Arbeit beschreiben kann. Ein Festpreis wäre in diesen Fällen eine Schätzung mit Sicherheitsaufschlag.

• Recherche und Discovery. Herausfinden, was Nutzer brauchen oder ob ein technischer Ansatz funktioniert.
• Technische Unbekannte. Ein Beispiel: Ein Start-up muss testen, ob eine externe API mit seinen Daten zurechtkommt, bevor es ein Produkt darauf aufbaut.
• Laufende Arbeit ohne festes Ende. Wartung, kleine Verbesserungen und langfristiger Support.
• Ein Team, das Sie selbst steuern. Wenn externe Entwickler Teil Ihres Teams werden und Sie ihre Prioritäten setzen, ist die Bezahlung nach Zeit das natürliche Modell.

Stundenabrechnung verlangt auch etwas von Ihnen: Zeit und technisches Verständnis, um jede Woche Stunden zu prüfen und neu zu priorisieren. Ohne das wird aus Flexibilität ein Abdriften.

Ein Festpreis passt, wenn Sie wissen, was Sie für den Launch brauchen, und es zumindest grob beschreiben können. Die meisten MVPs und klar umrissenen Redesigns gehören dazu.

• Ihr Budget darf nicht überschritten werden. Das gilt für die meisten Gründer in der Pre-Seed-Phase und für eigenfinanzierte Start-ups.
• Sie möchten Agenturen auf Basis desselben Umfangs vergleichen, nicht anhand von Stundensätzen, hinter denen unterschiedliche Schätzungen stecken.
• Sie wollen neben der Unternehmensführung nicht auch noch die Stundenzettel einer Agentur verwalten.

Ist der Umfang noch nicht klar genug, teilen Sie das Projekt auf. Eine Design- und Prototyp-Phase zum Festpreis macht aus einer unklaren Idee einen Umfang, auf dessen Basis sich die Entwicklung kalkulieren lässt.

AutoIntel, ein B2B-Werkzeug für den deutschen Gebrauchtwagenmarkt, zeigt, warum diese Reihenfolge funktioniert. Mit dem interaktiven Prototyp konnte der Kunde festlegen, welche Felder und Filter zählen, bevor die Datenstrecke dahinter kalkuliert wurde.

Ja, wenn der Vertrag die richtigen Dinge festlegt. Martin Fowler argumentiert in seiner Notiz zu Festpreisverträgen, dass nicht der Festpreis das Problem ist, sondern ein fester Umfang, der so tut, als würde sich nichts ändern.

Das Agile Manifest fasst denselben Gedanken in einer Zeile: „Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung“. In der Praxis heißt das: festes Budget und fester Zeitplan, eine klare Priorität der Funktionen und ein Verfahren, um eine Funktion gegen eine andere zu tauschen.

Ein guter Festpreisvertrag ist nicht starr. Er ist beim Geld berechenbar und ehrlich darin, dass sich Pläne ändern.

Der Umfang ändert sich immer. Was einen guten Festpreisvertrag von einem schlechten unterscheidet, ist der Umgang damit.

Ein guter Vertrag enthält einen schriftlichen Änderungsprozess:

• Die neue Anforderung wird in ein oder zwei Sätzen beschrieben.
• Die Agentur schätzt Kosten und Auswirkung auf den Zeitplan.
• Sie geben sie frei, tauschen sie gegen etwas Gleichgroßes oder verschieben sie in eine spätere Phase.
• Erst dann beginnt jemand mit der Arbeit daran.

Ein schlechter Vertrag lehnt entweder jede Änderung ab oder schluckt sie stillschweigend, bis die Qualität leidet. Beides endet schlecht, nur zu unterschiedlichen Zeitpunkten.

Ein Beispiel: Ein Start-up, das mitten im Projekt einen zweiten Zahlungsanbieter ergänzen will, sollte innerhalb weniger Tage eine kurze schriftliche Schätzung bekommen. Dann kann es entscheiden, ob es jetzt zahlt oder zunächst mit einem Anbieter startet.

Sie planen ein Projekt und wissen nicht, welches Modell passt? Schicken Sie uns ein kurzes Briefing, und wir sagen Ihnen, welches wir empfehlen würden und warum.

Ein Festpreis ist nur so gut wie das Dokument dahinter. Prüfen Sie vor der Unterschrift, ob der Vertrag oder seine Leistungsbeschreibung diese Punkte abdeckt:

• Die enthaltenen Nutzerabläufe, beschrieben als prüfbare Ergebnisse.
• Eine Liste der Ausschlüsse, damit niemand darüber streitet, was „selbstverständlich dazugehörte“.
• Meilensteine, was Sie bei jedem sehen und welche Zahlung daran hängt.
• Den Änderungsprozess: wie Anforderungen beschrieben, geschätzt und freigegeben werden.
• Wem Code, Designs und Accounts nach der Bezahlung gehören.
• Was nach dem Launch passiert: ein Gewährleistungsfenster für Fehler und wie weitere Arbeit abgerechnet wird.

Fehlt etwas davon, bitten Sie um Ergänzung. Eine seriöse Agentur hat nichts dagegen, denn dieselbe Klarheit schützt auch sie.

Egal, welches Modell Sie wählen: Koppeln Sie Zahlungen an sichtbare Meilensteine, etwa freigegebene Designs, einen funktionierenden Build unter einem Testlink und den Launch.

Wer alles im Voraus zahlt, gibt seine Verhandlungsposition auf. Wer nur am Ende zahlt, lässt die Agentur das Projekt vorfinanzieren. Meilensteine halten beide Seiten ehrlich, weil jede Zahlung auf etwas Prüfbares folgt.

Meilensteine schaffen außerdem natürliche Ausstiegspunkte. Funktioniert die Zusammenarbeit nicht, können Sie zwischen zwei Phasen aufhören, statt alles zu verlieren, was Sie im Voraus gezahlt haben.

Viele Projekte nutzen eine Mischung statt eines reinen Modells. Drei Kombinationen kommen häufig vor:

• Eine Discovery-Phase zum Festpreis, dann eine Entwicklung zum Festpreis. Erst Design und Prototyp, dann ein Preis für die Entwicklung auf Basis dessen, was der Prototyp gezeigt hat.
• Eine Entwicklung zum Festpreis, dann Support nach Stunden oder als Monatspaket. Der Launch hat einen klaren Umfang, die Zeit danach nicht.
• Ein im Voraus vereinbarter Monatsumfang. Support und Verbesserungen werden Monat für Monat geplant, so bleibt das Budget berechenbar, ohne festes Enddatum.

Die Mischung sollte sich danach richten, wie klar jeder Teil der Arbeit definiert ist. Definierte Arbeit bekommt einen Festpreis, offene Arbeit ein zeitbasiertes Modell mit klarer Monatsgrenze.

Nach einem Briefing nennen wir einen festen Umfang, Zeitplan und Preis. Die meisten Angebote gehen innerhalb von 2–3 Werktagen nach einem vollständigen Briefing raus.

Die Zahlung ist auf Meilensteine verteilt: eine Anzahlung zum Start, der Rest gekoppelt an die Lieferung. Wir nehmen nie 100% vor Arbeitsbeginn, und unser Standardaufbau erlaubt es Ihnen, zwischen Meilensteinen aufzuhören, ohne für noch nicht begonnene Arbeit zu zahlen.

Ändert sich der Umfang mitten im Projekt, kalkulieren wir den betroffenen Teil neu und nennen Kosten und Auswirkung auf den Zeitplan, bevor es weitergeht. Arbeit nach dem Launch läuft über einen monatlichen Supportplan, den Sie jederzeit beenden können.

Wenn Sie das Budget noch einschätzen, nennt unsere Übersicht dazu, was ein SaaS-MVP kostet, typische Spannen. Sobald Angebote vorliegen, hilft Ihnen unser Leitfaden dazu, wie Sie ein Entwicklungsangebot lesen, beim Vergleich.

Nutzen Sie diese Tabelle als schnellen Check:

Zeigen die meisten Antworten in eine Richtung, ist das Ihr Modell. Sind sie gemischt, teilen Sie das Projekt in Phasen und kalkulieren Sie jede Phase nach ihren eigenen Regeln.

Bereit für ein Festpreisangebot? Erzählen Sie uns von Ihrem Produkt. Wir stellen zuerst ein paar Fragen und schicken dann ein Angebot mit Umfang, Zeitplan und Preis.